让我们开始吧

分工明确的组织机构很重要

一场会议活动的顺利进行，需要明确此次会议的总指挥人，然后分别明确包含数据组、嘉宾组、签到组、接待组、物料组、宣传组等各相关负责人，做到责任承担制，每个人最高效落实好相关工作，确保大会顺利进展。

制定项目推进表非常有必要

会议开始前模拟各个环节及什么时间段该做什么事情，以及哪个时间段必须结束工作，通过项目开展推进表，一目了然，非常清晰，而且也不容易造成遗漏或者造成工作的遗忘。同时要根据执行情况实时更新，切勿照本宣科，让项目推进表切实起到推进作用。

三分靠策划，七分靠执行，做好现场执行的工作分工是关键

一个会议活动策划完成，如果执行过程中出现问题，或者执行力不够，那么，再漂亮的方案就只能作为方案展示。活动执行强调的就是人的执行。因此，合理地安排活动工作人员，进行权责分明的分工，让每个工作人员清楚自己的职责是整个执行过程的关键。也就是说，活动执行成功与否的关键不是安排了多少个人，或许你安排的人越多，现场的控制力反而越差，因为在这个过程中很容易出现互相推诿的现象，而是在于是否明确了每个人的工作岗位，做到各尽其责，各尽其职。

把握细节，做好会前彩排工作

无论是大型会议还是小型会议，无论项目组在会议室演练了多少遍，但实际现场的会务工作涉及的工作环节多，容易出现疏漏，因此对会议活动进行会前演练，会前彩排非常重要，提前彩排才能尽早发现可能存在的问题，避免活动当天出现类似的问题。尤其是对于较大型的会议活动，除设备是否正常运行，现场布置是否完美等，还要对重点流程、环节再次彩排，确保会议活动顺利进行。

紧急预案，不可忽视

在每一个会议活动举行的过程中，或多或少都会有一些情况出现，有时候一个很小的意外可能会给活动带来毁灭性的打击。因此，紧急预案不可忽视，在制作活动风险意外控制方案的时候，考虑得越多，就意味着活动的风险越小，取得成功的可能性就越大。

善始善终，做好会后相关工作

除了会前的准备、会中的执行，会后的工作也是十分重要的，会议结束了并不代表活动就完成了。比如，要清理会议活动现场，做好相关资料存档工作，同时要收好相关设备及物料，避免物料丢失。再如，要进行会后总结复盘工作，及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善。