会议人的“零失误”控台指南

线上会议3年前 (2021-12-08)会议知识

会议人的“零失误”控台指南

衡量一场会议举办成功与否，有很多种不同的标准，但最直观的也是最重要的一项标准就是，会议现场流程是否顺利。舞台、灯光、音响、屏幕、PPT等每一项都有可能直接影响现场效果的呈现，所以控台是否到位是办好一场会议非常关键的一环。

设备检查

测试所有设备是否能够正常运行，设备数量和摆放位置是否符合要求：

麦克风的数量

讲台或主席台一般配置鹅颈话筒，移动麦克风可根据会场规模及会议要求配置。

控台电脑和提词器的摆放位置

如果讲台前方有提词器，控台电脑可放在台下控制台处。如果没有提词器，最好用两台电脑同步控制，讲台和控制台各一台，这样演讲者可以看着讲台上的PPT演讲，不用转身对着屏幕，另一方面，当下一个演讲者上台时，台下电脑可以进行PPT切换，而不需要工作人员上台去切换影响整体舞台呈现效果。

检查线缆连接

音频线、显示屏线、视频控制线、麦克风连线、电脑连线等需要反复检查，确保不会因为松动造成黑屏、没有声音等等重大事故

会前沟通

一场会议的现场呈现是不可能由一个人单独完成的，需要主持人、互动嘉宾、灯控师、音控师、视频控制师、摄像师、甚至直播的师傅一起协作完成。当多人参与时，沟通就显得尤为重要。我们需要提前准备好脚本（如下图），会前跟各方沟通好每一个环节的动作指令，确保每一位参与者都能够很好的理解您的要求。

屏幕显示素材和音频素材准备

屏幕显示素材准备

根据会场屏幕尺寸，一般可以将画面分为左、中、右三个屏，根据会议需求，每个环节每块屏上播放什么内容，需要我们在会前非常严格、细致的把关，有一个字或图片错误都有可能成为重大事故。

串场PPT的准备：通常会前会准备一个串场PPT，将主屏上将要播放的内容和顺序用PPT整理出来，如果有全屏播放的图片，可以单独用文件夹准备好。

嘉宾演讲PPT准备：会前需要测试每位发言嘉宾的PPT，检查里面是否视频或音频，确保能够顺利播放，特别是视频最好从头到尾播放一边，以防出现部分失真卡顿的问题。

音频素材准备

根据会议需求，提前准备不同环节播放的音乐，例如，茶歇时的音乐，嘉宾上场时的音乐，颁奖时的音乐，会议结束时的音乐……

会前彩排

会前彩排时确保会场“零失误”最重要的准备环节。彩排时需要注意的几个关键点：

彩排时设备的摆放位置应该与正式开会时一致。如控台电脑等。

彩排时应该按照实际流程从头到尾全流程排练，不要忽略细节。

所有播放画面应该反复检查，确保头像、人名、职位、时间没有错误。

所有发言嘉宾的PPT或PDF演示文件应全部演示一遍，确保音频和视频都能顺利播放。

确保翻页笔能够顺利翻页，不要出现因PPT或PDF文件不一样，而出现无法翻页的情况。

若有线上连线，因在彩排时确保现场及线上嘉宾的网速、灯光、画面、声音都没有问题。并保证与会议现场一致，尽量建议线上嘉宾不要换地方连线。

若主持人无法参与彩排，应提前与主持人沟通每个环节的流程及特别注意事项，并准备好主持人串词。

零失误虽然是不存在的，但失误的概率与所作准备的充分程度是成反比的，想要做到接近“零失误”控台，就需要做好充分的会前准备。做好以上四点，我们都可以做一个“零失误”的控台人。

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