【干货】教你如何组织一场成功的会议
当你决定组织一个会议时，你会发现这是一个艰巨的任务！
你应该至少在会议开始前六个月就对会议进行计划，对于大型会议，这个计划可能提前一年开始。你将实时跟进活动部分。 这个时候一定有无数个问题在你的脑海里。你从哪里开始？你如何找到合适的演讲者？你要在哪个场地举行会议？
不用担心。
事实是，尽管组织一次会议是一项艰巨的任务，但你不是第一个面对会议的人，我们已经准备好了一个关于如何组织会议的顶级指南。它将引导你完成会议所涉及的主要步骤。
准备好开始安排会议了吗？
第一步：确定主题
每一次会议都需要一个主题。你的演讲者将围绕什么主题展开？与会者的收获主要是什么？
主题不仅仅是所有参与者的口号；它还将指导你的品牌和推广，从设计一个logo开始，到提出社会媒体标签，印刷你的海报，宣传册，以及其他会议所需用品都将围绕这个主题来进行。
第二步：组建你的一流团队
你不会一个人组织整个会议
你需要一个专门的团队来负责计划、谈判和营销的各个方面。您的核心团队可能包括：
■ 1.策划团队：会议场地、住宿、活动、餐饮 。 ■ 2.管理团队：预算、与会者登记、门票销售。该团队人员也将是会议相关问题的主要联系人。 ■ 3.营销团队：联系媒体、制作宣传材料、管理网站、博客和社交媒体活动。 ■ 4.赞助团队：负责赞助、申请资助、筹款(仅适用于依赖外部资金来源的会议）。 ■ 5.志愿者：协助会议当天的所有现场活动：门票管理、票务扫描、记录客人名单等。
你的主要工作是协调团队，设定优先事项，并委派任务。
第三步：准备预算和商业计划
不管你的会议是否由赞助商资助，你都必须制定一个预算。你需要知道你的钱从哪里来到哪里去。
有预算也能帮助你确定参加会议的价格。以下是你最常用的预算项目：
■ 场馆 ■ 住宿 ■ 交通运输 ■ 餐饮 ■ 演讲者费用 ■ 活动 ■ 营销 ■ 团队成员
在寻找场地和谈判合同时，准备一份根据活动情况梳理的初步预算也会派上用场。
第四步：确定日期
现在是时候决定会议何时举行了。
你还需要了解会议将持续多长时间。行业共识表明，大约有 300 名参与者的会议需要整整两天时间。规模更大、更深入的会议可能会持续更长时间。
这里有一些重要的经验法则需要牢记：
■ 1.选择一个与节日等其他重大事件不冲突的日期。全市范围的活动使预订航班变得更加昂贵，并且通常会阻碍往返会议的交通。此外，您不希望您的会议与大型活动竞争关注。 ■ 2.避开暑假和寒假，人们往往会去度假。最好将日期定在 3 月中旬至 6 月底或 9 月初至 11 月下旬。 ■ 3.永远不要在周末计划会议。对于大多数参与者来说，参加会议是他们工作的一部分，因此请在工作周内安排会议。 ■ 4.尽量把周末作为目标，让旅行的参加者有机会在休息时间留下来观光。会议的最佳日子是周四和周五。
设定一个日期会给你一个固定的点来倒计时，以便更好地计划你的准备工作。
第五步：寻找你的演讲者
这可能是最关键的一步。你的演讲者是会议的明星。你需要一个稳固的阵容来吸引与会者并保证专业的体验。
获得吸引力的一种可靠方法是首先确保一位大牌演讲者，在该领域内非常知名和受人尊敬的人。这将提高您在其他潜在演讲者眼中的可信度，并使他们更有可能注册参会。
开始寻找与会议主题相同的思想领袖。创建您想邀请的潜在演讲者的优先列表。然后开始拨打这些电话并撰写这些电子邮件。
第六步：制定议程
现在关键要素已经到位，是时候将它们塑造成一个详细的议程了。理想情况下，你的议程至少在会议开始前四个月就位。
请记住，会议的主要目标是激励人们并扩大他们的视野。如果不了解与会者，就无法做到这一点。
尝试深入了解典型与会者的思想并回答几个关键问题：他们的期望是什么？他们已经掌握了哪些知识，他们想进一步了解哪些知识？什么类型的会议（演讲、研讨会等）最能帮助他们吸收讨论的想法？
有了这些信息，您就可以开始起草议程。
第七步：宣传
你现在拥有自己的场地、主要发言人、清晰的会议计划和用于引导人们访问的网站（或活动页面）。从现在开始，你的主要重点是通过所有可用渠道宣传会议。
离线推广您的会议？您想制作一本高质量的小册子，其中包含会议议程和指向您的网站或票务网站的可见链接。
在网上，您可以通过多种方式以相对较少的预算宣传您的会议：
第八步：寻找赞助商或筹款
如果你自己为会议提供资金并且不寻找外部收入来源，则可以安全地跳过此步骤。
如果没有，你将面临需要去寻找赞助商或筹款。这一步骤的关键是赞助商及其价值观应与会议主题保持一致。首先你们要寻找资助过类似活动或通常与会议主题相关的赞助商。
决定赞助商对会议多少发言权取决于你自己。 请记住：这是在获得赞助和牺牲会议完整性之间的良好平衡。
第九步：预约场地 确定日期后，您就可以开始寻找符合您要求的可用场地。
一般来说，场地可能分为三类：
1.大学校园：这些最适合较小的学术活动，而且租金相对便宜。
2.酒店：这些酒店通常有专门的会议设施和自己的餐饮。它们是最佳的多合一选择，因为它们提供住宿和会议空间。它们也往往是最昂贵的选择。
3.独立场馆：该类别包括所有其他类型的可举办会议的场馆。其中许多专门针对特定类型的事件。
但场地的成本只是难题的一部分。以下是寻找合适场地时需要考虑的其他一些因素：
第十步：参会者注册
现在关键要素已经到位，
可以说是最激动人心的部分终于到了：让人们报名参加您的会议！
您最好的选择是为会议制作一个专业的网站。 至少，这应该包括：
第十一步：安排餐饮及其他供应商
通常，专门的会议场地还将提供现场餐饮服务。如果情况并非如此，你将需要引入外部供应商。
你要确保餐饮公司可以在活动当天准时到达。最好的办法是在会场附近找一家当地公司，以避免潜在的交通相关问题和延误。 不要忘记检查餐饮供应商需要提前多长时间知道最终人数、菜单和任何特殊饮食要求。 想想你可能需要的任何其他外部供应商，例如装饰公司或特殊 IT 设备供应商。
第十二步：现场规划
在此步骤中，您将深入了解细节，小蜂蜂将在以后的内容中详述这一环节。
第十三步：会后跟进
一切都结束后，你还有一些工作要做。
你应该跟进所有相关人员：你的团队、演讲者、志愿者、供应商，当然还有与会者。
首先是感谢大家的参与和努力。这不仅是一种常见的礼貌，而且还可以留下积极的印象。这很可能不是你的的最后一次会议，因此可以培养关系，争取以后的合作。
其次是收集反馈，这是听取人们对会议的看法以及未来可以做得更好的绝佳机会。
祝你的会议好运！
你现在对如何组织会议以及涉及哪些关键步骤有了更好的了解。
是时候让车轮运转起来了。我们知道你可以做到！
